Tietosuoja- ja henkilörekisteriseloste

 4works Oy

Rekisteripitäjä

Nimi: 4works Oy
Puhelinnumero: 0400 321 974
Postiosoite: Fredrikinkatu 61 A 17 00100 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Mauri Koskenniemi
Postiosoite: Fredrikinkatu 61 A 17 00100 Helsinki
Puh: 0400 321 974

Rekisterin nimi

4eze.fi asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

4eze.fi extranetin laskutus- ja asiakastiedot muodostavat asiakasrekisterin ydinsisällön. Tiedot kerätään laskutuspalvelun laskutustietoja ja verohallintoa varten.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: Sukunimi, etunimet, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumero, henkilötunnus, ammattinimike, markkinointinimi, yrityksen y-tunnus, yrityksen nimi, OmaVero RF-viite, pankkitilinumero, verotustiedot, palkkatiedot.

Laskutettavat asiakkaat: nimi, yrityksen y-tunnus, VAT ID-tunnus, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, paikkakunta, maa, puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan mm.:

• Rekisteröintilomakkeen kautta
• Asiakkaalta itseltään laskutustietojen kautta
• Asiakkaalta itseltään sähköpostilla tai puhelimitse, asiakassuhteeseen, toimeksiantoon tai yhteiseen hankkeeseen liittyen
• Laskutustietojen perusteella tai asiakkaan tai yhteistyökumppanin julkisista yhteystiedoista

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

4works Oy ei luovuta rekisterin tietoja eteenpäin kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

4works Oy hyödyntää markkinoinnissa esimerkiksi MailChimp postitusohjelmaa, jolloin henkiötietoja säilytetään EU:n ulkopuollella (USA).  MailChimp noudattaa EU:n hyväksymää Privacy Shileld tietosuojaohjelmaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu 4works Oy:n ja alihankkijoiden sähköisissä järjestelmissä, jotka noudattavat asianmukaista tietosuojaa. Tietoja pääsee käsittelemään vain henkilöt joiden työtehtäviin tieto asiallisesti liittyy. Esimerkiksi kirjanpitäjä käsittelee laskuja ja verkkosivuston ja extranetin tekninen toimittaja teknisissä ylläpitotöissä. Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.

Tarkastusoikeus

4works Oy:n 4eze.fi-asiakasrekisteriin kuuluvalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat  tallennetut tiedot.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyn tulee tarvittaessa lähettää tietojen korjaamispyyntö osoitteeseen asiakaspalvelu@4eze.fi ja korjaamme tiedot.

Muut henkilötietojen käsittelyyn  liittyvät oikeudet

Kielto-oikeus

Asiakasrekisteriin kuuluvalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja sekä poistua listalta.
Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän selaimen asetuksien kautta.

Laskutustietoja ei voi poistaa, koska ne on säilytettävä kirjanpitolain mukaan.

Tietoa evästeistä

Keräämme verkkosivustollamme evästeitä, joista osa parantaa sivun teknistä käytettävyyttä. Osa taas kerää tietoa käyttäjistä ja nämä evästeisiin perustuvat tiedot voivat olla mm. sivun käyttöä koskevaa sisältöä, kuten mitä sisältöä tarkastellaan eniten ja mitä laitteita käytetään eniten (esim. Google Analytics). Nämä ovat ns. kolmannen osapuolen evästeitä.

Evästeet kertovat jokaisesta käyttäjästä, mutta käyttäjää ei voida kuitenkaan tunnistaa tietojen perusteella, vaan he pysyvät anonyymeinä.  

4eze-laskutuspalvelun välttämättömiä evästeitä ovat GDPR-evästeet, joilla tallennetaan vierailijan tekemät valinnat hallintapaneelin kautta.

4eze laskutuspalvelun sivuilla olevat evästeet liittyvät ensisijaisesti markkinointiin ja sivustovierailijoiden Google analytics -seurantaan. Nämä tiedot eivät ole yhdistettävissä henkilötietoihin vaan pitävät sisällään vain ei-yksilöidyn tiedon vierailun kulusta. Jos vierailija ei jostain syystä kumminkaan halua vierailusta kerättävän kävijäseurantaa, Yksityisyydensuoja-hallintapaneelin kautta se on mahdollista. Asetuksia voi muuttaa ja vaihtaa milloin vain.

VÄLTTÄMÄTTÖMÄT:

GDPR-evästeet

gdpr[allowed_cookies]
gdpr[consent_types]
Nämä evästeet tallentavat yksityisyydensuoja-hallintapaneelissa vierailijan tekemät valinnat, joiden perusteella vierailjan valinnat jäävät evästeinä talteen.

MAINONTA

Facebook pikseli

Facebook pikselistä latautuvaa evästettä käytetään Facebook mainosten tehokkuuden seuraamiseen ja kohdentamiseen.

Kuinka estää eväste: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen

Google Adwords seurantakoodi

Adwords evästettä käytetään Google mainnonan tehokkuuden seurantaan ja kehittämiseen

Kuinka estää eväste:

https://support.google.com/adwords/answer/32050

TILASTOT

_ga eväste on Google Analyticsin kävijäseurantaeväste, jolla mittaamme erilaisia vierailuparametrejä kuten kävijän kulkua, kestoa ja tulotapaa sivustolle. Tieto ei ole yksilöitävissä henkilötietoihin, mutta jos vierailija ei halua käyntinsä ajaksi Google analytics -evästettä, se on mahdollista kieltää Yksityisyydensuoja-hallintapaneelin kautta. Asiakas voi aina palauttaa evästeen. Eväste kestää 2 vuotta, jos sitä ei tyhjennä selaimen välimuistista.

_gid eväste on samoin Google Analyticsin kävijäseurantaeväste, joka kestää 24 tuntia.

_gat eväste kestää 1 minuutin.  

MUUT

ShareThis -evästeet

_Unam eväste on osa ShareThis-palvelua ja seuraa vierailijoiden klikkauksia sivustolta sosiaalisen median palveluihin ”jaa tämä” tai ”tykkää meistä” -navigointipainikkeiden kautta sekä aikaa, kuinka kauan vierailija on ollut sivustolla. ShareThis ei yhdistä vierailijaa käyttäjätietoihin ellei vierailija ole kirjautuneena ShareThis-palveluun ja antanut tähän erillistä suostumusta.

http://www.sharethis.com/privacy/

Istuntoevästeet

Nämä evästeet alkavat ”wfvt” – nämä evästeet sisältävät yleistä tietoa vierailijan sijainnista (jotta tiedetään, millä aikavyöhykkeellä vierailija on). Nämä tunnetaan nimellä istuntoevästeet, ja ne tuhotaan kun vierailija jättää sivuston.[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner width=”1/6″][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row]